NORMA

Organizácia musí vypracovať a udržiavať PK, ktorá obsahuje:

• predmet SMK vrátane podrobností o výnimkách a ich zdôvodnení
• určené zdokumentované postupy zahrnuté do SMK alebo odkazy na ne
• opis interakcií medzi procesmi zahrnutými do SMK 

1. Príprava vytvorenia príručky kvality

Po rozhodnutí vrcholového vedenia organizácie o dokumentovaní systému kvality v príručke kvality má byť koordináciou tohto procesu poverený orgán, jednotlivec alebo skupina jednotlivcov z jedného alebo viacerých organizačných útvarov. Východiskom by mali byť nielen jestvujúce dokumenty a prijaté normy, ale aj kultúra organizácie, zdrojové obmedzenia a kompetencia účastníkov vytvárania príručky kvality. Zvláštnu pozornosť treba venovať pozitívnym tradíciám v kvalite produkcie a na druhej strane aj negatívnym oblastiam, ktoré sa žiada napraviť.

2. Vypracovanie príručky kvality

Koordinačný tím pre vytvorenie príručky kvality by mal podľa konkrétnej situácie iniciovať najmä tieto činnosti:

• Vypracovať zoznam jestvujúcich politík, cieľov a dokumentačných postupov systému kvality.
• Rozhodnúť, ktoré prvky systému kvality sa majú použiť v súlade s prijatými normami.
• Dotazníkmi a rozhovormi s pracovníkmi organizácie, partnermi, dodávateľmi a zákazníkmi získať údaje o jestvujúcom stave v oblasti kvality.
• Za jednotlivých útvarov organizácie vyžiadať a získať dodatočné informácie, odkazy a dokumentáciu.
• Vytvoriť štruktúru a formu plánovanej príručky kvality.
• Roztriediť jestvujúcu dokumentáciu v súlade s prijatou štruktúrou a formou príručky kvality.
• Pripustiť používanie akýchkoľvek metód vypracúvania príručky kvality, ktoré zvýšia výkonnosť a efektívnosť jej používania.
• Všade, kde je to vhodné používať odkazy na uznané normy a dokumenty, dostupné užívateľovi príručky, aby sa zbytočne nezväčšoval jej rozsah.
• Určiť kompetentný orgán zodpovedajúci za presnosť a úplnosť príručky kvality ako aj za nadväznosť a obsah všetkých dokumentov.

3. Preskúmanie a schválenie príručky kvality

Príručku kvality musia pred jej vydaním preskúmať zodpovedné osoby, aby sa zabezpečila jej jasnosť, presnosť, užívateľská vhodnosť a správnosť jej štruktúry. Každá kópia má byť autorizovaná. Prípustné sú aj elektronické, alebo iné spôsoby vydania, ktoré tiež musia byť autorizované.

4. Zmenové konanie príručky kvality

Navrhovanie, vývoj, preskúmanie, riadenie a zhrnutie zmien príručky kvality sa má diať podľa metodiky, ktorá sa priradí k príslušnej funkcii riadenia dokumentácie. Autorizovaný obsah zmien má byť ľahko identifikovateľný. Metóda udržiavania príručky kvality v aktualizovanom stave musí zaručovať, že každý z jej majiteľov má k dispozícii platný text.

Príručka kvality má zvyčajne obsahovať:

• Názov, predmet a oblasť použitia, kde sa definuje organizácia a použitie prvkov systému kvality.
• Obsah príručky kvality vrátane spôsobov číslovania strán, obrázkov a tabuliek.
• Úvodné informácie so všeobecnými údajmi o organizácii, s uvedením sídla organizácie a spôsobu komunikácie. Môžu sa uviesť aj ďalšie informácie o histórii a zázemí organizácie. V úvode majú byť aj informácie o príručke kvality:

- platnosť aktuálneho vydania,

- opis, ako sa príručka udržiava,

- opis dokumentovaných postupov na používanie a riadenie distribúcie príručky,

- autorizácia obsahu príručky.

• Politika a ciele kvality sa uvádzajú ako záväzky organizácie a spôsob ich udržiavania na všetkých úrovniach riadenia.
• Opis organizácie, zodpovedností a právomocí má vystihovať vrcholovú štruktúru, organizačnú schému, zodpovednosti, právomoci a vzájomnú spôsobilosť riadiacich činností v oblasti kvality.

• Procesy systému manažérstva kvality majú byť opísané ako logické časti, aby bolo zjavné, že celok je dobre koordinovaný. Môže sa jednať o zhrnutie dokumentovaných postupov, alebo sa urobia iba odkazy na použité dokumenty.

• Systém manažérstva kvality i príručka kvality majú v každej organizácii isté špecifiká a tak je účelné brať do úvahy nasledujúce hľadiská:

- charakter podnikania, úroveň pracovnej sily a jestvujúce zdroje,

- dôraz na dokumentáciu systému kvality a potreby zabezpečovania kvality,

- rozdiely vyplývajúce z odlišnosti politík a cieľov kvality,

- médium a celé prostredie, v ktorom sa nachádza príručka kvality.

• Definície sa podľa potreby zaraďujú hneď za kapitolu predmet a oblasť použitia príručkykvality. Môžu sa použiť aj termíny, pojmy a definície, ktoré neobsahujú prijaté normy ISO, napr. STN ISO 9000:2000.
• Návod na používanie slúži nato, aby sa podľa neho dali nájsť hľadané informácie o systéme kvality. Vhodné je použiť register a prípadne aj postup pre rýchlu orientáciu.

• Prílohy s podpornými informáciami majú byť vhodne hierarchizované.

Príručka kvality patrí medzi najdôležitejšie nástroje manažérstva a inžinierstva, lebo definuje a modeluje procesy a činnosti orientované na neustále zlepšovanie kvality produkcie vrátane stanovenia ich vlastníkov, dodávateľov, zákazníkov a partnerov.

Príručka kvality má byť vypracovaná v súlade s normou, podľa ktorej sa mieni systém manažérstva kvality certifikovať.

Príručka kvality tvorí vrchol pyramídy dokumentácie systému kvality a preto musí byť s nimi v súlade a podľa potreby sa má na dokumentované postupy systému kvality a pracovné inštrukcie odvolávať.

Interné a najmä externé použitie príručky kvality musí byť dôsledne premyslené a dôsledne v samostatnej príručke alebo aj v inej dokumentácii systému kvality opísané, aby sa dosiahlo jej riadne neskreslené používanie a chránenie technického know–how organizácie.