4.2.3        Riadenie dokumentov

4.2.4

–          dokumenty požadované pre SMK musia byť riadené,

–          pre riadenie dokumentov musí byť vytvorený zdokumentovaný postup:

1. schvaľovanie dokumentov,
2. preskúmanie potreby,
3. identifikácia stavu revízie – zmeny,
4. platné dokumenty na miestach ich používania,
5. zaistenie čitateľnosti a identifikovateľnosti dokumentov,
6. zabránenie používaniu neplatných dokumentov,
7. zaistenie identifikácie dokumentácie externého pôvodu a riadenia jej distribúcie.

4.2.5        Riadenie záznamov

4.2.6

–          org. musí zdokumentovaný postup, ktorý stanoví nástroje riadenia potrebné k identifikácii, ukladaniu, ochrane, vyhľadávaniu, stanovenia doby uchovania a likvidácie záznamov a musí vytvoriť a udržiavať záznamy ako dôkaz o zhode s požiadavkami a o efektívnom fungovaní SMK.

Záznamy musia zostať čitateľné, ľahko identifikovateľné a dostupné.

Poznámky: Záznamy zahŕňajú aj záznamy špecifikované zákazníkom. Vysporiadanie záznamov zahŕňa aj ich likvidáciu – PODĽA ISO/TS

4.2.6.1  Uchovávanie záznamov

• riadenie záznamov musí spĺňať požiadavky predpisov a požiadavky zákazníka.
• napr. Zákon  375 o archívoch a registratúrach,
• Vyhláška 628/2002  ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona 395/2002,
• Zákon 428/2002 o ochrane osobných údajov,
• Zákon 294/1999 o zodpovednosti za škodu,
• Zákon o účtovníctve 431/2002.