Plánovanie auditov

↓

Príprava auditu

↓

Realizácia auditu

↓

Vyhodnotenie auditu a zlepšovanie

Plánovanie auditu

Poverený pracovník vypracováva plán interných auditov na každý rok. V ročnom pláne interných auditov určí pre každý audit:

• Predmet auditu
• Vedúceho interného audítora príslušného auditu
• Ostatných členov previerkovej skupiny (ďalší interní audítori)
• Ak to vyžaduje predmet auditu, tak aj odborných pracovníkov
• Preverovanú organizačnú jednotku
• Približný termín realizácie auditu
• Identifikačné číslo auditu

Ak sa interné audity vykonávajú podľa ročného plánu interných auditov, nazývajú sa plánované interné audity. V čase, keď sa vypracováva plán interných auditov, však nie je možné presne odhadnúť vývoj organizácie na celý rok a tak počas roka môžu vzniknúť dôvody na vykonanie mimoriadneho interného auditu.

Príprava auditu

Príprava interného auditu je veľmi dôležitým predpokladom, aby interný audit splnil stanovený cieľ. To kladie vysoké nároky predovšetkým na vedúceho interného audítora, ktorý za priebeh auditu zodpovedá. Len dobre pripravené interné audity umožnia zmonitorovať skutočný stav manažérskeho systému a odhaliť možnosti jeho zlepšenia.

S programom Interného auditu musí byt oboznámený pracovník zodpovedný za preverovanú oblasť. Odporúča sa, aby sa o tomto oboznámení vyhotovil záznam.

Následne vypracuje vedúci interný audítor kontrolný list interného auditu, kde uvedie súbor otázok z preverovanej oblasti. Počet otázok, ako aj ich obsah musí zohľadniť dôležitosť preverovaných procesov a zabezpečiť splne cieľov auditu. Pri tvorbe otázok vychádza vedúci audítor predovšetkým z ty podkladov:

Realizácia auditu

Realizácia auditu predstavuje samotný výkon auditu na mieste, ktorý prebieha v troch krokoch:

• úvodné jednanie,
• zber informácii,
• záverečné jednanie

Úvodné jednanie

Audit zahajuje a vedie vedúci interný audítor. Účelom úvodného jednania je:

• predstaviť členov previerkovej skupiny,
• oboznámiť preverovaných s cieľom, náplňou a rozsahom interného auditu atď

Ak sa pri úvodnom jednaní alebo kedykoľvek počas realizácie auditu vyskytnú prekážky znemožňujúce splniť stanovený cieľ auditu, má vedúci Interný audítor právo audit prerušiť a stanoviť ďalší postup.

Zber informácií

Po úvodnom jednaní sa pristúpi k zberu informácii pomocou skúmania dokumentácie, pohovorov a zisťovaní podmienok v danej oblasti záujmu. Získané Informácie majú byt overené z nezávislých zdrojov a pokiaľ je to možné, podložené objektívnym dôkazom (záznam, meranie a pod.). Všetky zistenia (o nezhodách, ako i plnení požiadaviek) sa zaznamenávajú. Pre každú nezhodu sa určí a zaznamená aj príčina jej vzniku. Ak je vhodné, môžu sa zistené nezhody odstrániť už počas auditu.

Záverečné jednanie

Realizácia auditu končí záverečným jednaním, v rámci ktorého sa zhrnú zistenia z auditu a vedúci interného auditu s nimi oboznámi vedúceho preverovanej organizačnej jednotky a prípadne aj iných preverovaných pracovníkov.

Vyhodnotenie auditu a zlepšovanie

Vedúci interný audítor vypracuje Protokol z interného auditu kvality. V protokole sa zhodnotí preverovaná oblasť, určia sa jej slabé a silné stránky. Protokol musí byt podpísaný vedúcim previerkovej skupiny ako aj zodpovedným pracovníkom preverovanej organizačnej jednotky (ako dôkaz uznania zistených nezhôd).

Protokol je dôležitý dokument, ktorý slúži pre vedenie organizácie na hodnotenie celkovej efektívnosti zavedeného manažérskeho systému.

Jedným z dôležitých momentov pri zlepšovaní manažérskeho systému je odstraňovanie nezhôd, zistených pri interných auditoch. Pokiaľ nebol, nezhody odstránené priamo na audite, je potrebné skontrolovať ich odstránenie dodatočne.