5-S je japonská metóda, ktorá bola v rozličných modifikáciách postupne aplikovaná na celom svete. Japonské továrne sú známe svojou čistotoua usporiadanosťou. Je to dôsledok schopnosti Japoncov vštiepiť najmä na prevádzkovej úrovni svojim robotníkom zmysel pre zodpovednosť a disciplínu. Metóda 5-S je založená na predpoklade, že organizácia, poriadok,  čistota, štandardizácia a disciplína na pracovisku sú základné podmienky pre produkciu vysokokvalitných výrobkov a služieb, charakterizovaná minimálnym alebo žiadnym odpadom a vysokou produktivitou. Cieľom je udržiavať na pracovisku iba to, čo je tam potrebné a na miestach, ktoré sú na to určené.  Zlé podmienky na pracovisku umožňujú vznik, či nárast všetkých druhov strát. Patria tu zbytočné pohyby z dôvodu vyhnutia sa prekážkam, straty času pri hľadaní potrebných položiek, oneskorenia z dôvodu zlej kvality, porúch zariadení a iných nezhôd. Vytvorenie dobrých pracovných podmienok je základným krokom každého programu pracoviska, ktorý sa zameriava na zaistenie kvality logistického systému. Západný svet si uvedomil význam metódy 5-S až v poslednej dobe, hoci niektoré spoločnosti využívali vo svojich postupoch niektoré aspekty 5-S bez toho, aby vedeli o existencii 5-S metódy. Mnoho príkladov úspešnej implementácie jednotlivých princípov 5-S existuje najmä v oblasti služieb, ako sú reštaurácie ponúkajúce rýchle občerstvenie, supermarkety, hotely, knižnice a centrá voľného času. Formalizovaním tejto metódy sa Japoncom podarilo vytvoriť rámec, ktorý im umožňuje úspešný prenos informácií v organizácií, úplnú spoluúčasť zavádzania metódy do praktického života. 5-S sa stala metódou obchodnej praxe, ktorej cieľom nie je len zapôsobiť na zákazníkov, ale najmä vytvoriť podmienky pre kvalitné a efektívne procesy, ktoré sú schopné produkovať nové výrobky a služby.

SEIRI – Čo je organizovanosť?

SEITON – Čo je usporiadanosť?

Systematizácia úzko súvisí s predchádzajúcou  činnosťou a rieši usporiadanosť. Princíp spočíva v rozhodnutí, ako nakladať s pridelenými vecami ako rýchlo sa potrebné veci dajú získať a ako rýchlo je možné ich opäť odložiť. Pre dosiahnutie usporiadanosti je potrebné rozhodnúť, kde veci patria a ako ich odkladať. Taktiež je nutné riešiť, kto danú vec používa pravidelne, a kto len zriedka. Systematizácia odbúrava hľadanie, šetrí  čas, a tým prispieva k vyššej efektivite práce. Je nutné navrhnúť systém, ktorý pochopí každý. Typické problémy spojené s hľadaním vecí sú napríklad: neoznačené veci, neznalosť názvu vecí, neznalosť miesta uloženia vecí, zložitosť nájdenia vecí kvôli inej veci a iné.

Pre dosiahnutie usporiadanosti je prospešné dodržiavať 4 kroky:

1. analyzovať súčasný stav,
2. rozhodnúť, kde veci patria,
3. rozhodnúť, ako majú byť predmety uložené,
4. riadiť sa pravidlami pre odkladanie vecí.

SEISO – Čo je udržiavanie čistoty?

Sanitácia predstavuje dodržiavanie čistoty na pracovisku, vo svojom okolí ako aj vo svojej mysli. Ide o návyky, ktoré by sa mali osvojiť a  odzrkadliť i vo firme. Čistotu by mal dodržiavať každý, počnúc vedením, výkonným riaditeľom a končiac upratovačkou. Každý by sa mal snažiť o udržiavanie  čistoty ako doma, tak aj na pracovisku. Mnohí pristupujú k poriadku na pracovisku ako ku činnosti, ktorá sa ich netýka a je v náplni práce toho, kto za ňu berie plat.  Japonci veria, že pokiaľ upratujú svoje okolie, upratujú si aj vo svojej mysli.  Poriadok navôkol prináša pocit  čistoty a sviežosti. Niektoré spoločnosti dokonca podnikajú kroky k utváraniu „malých záhradiek“ na pracovisku ako miest duševnej hygieny, ktoré rozvetvujú nielen v priestoroch výrobných  hál a kancelárií, ale v celom okolí. Systematické upratovanie v prostredí podniku kus po kuse (či už ide o zariadenia alebo priestory)  často pomôže identifikovať rôzne problémy v procese výroby, ako napr.: železné piliny v transportných nádobách spôsobujú poškriabanie; odpad, odrezky v lisovni vedú ku chybným výliskom; špina a veci, ktoré padnú do zariadenia, sa dostávajú do produktu a poškodzujú ho; prach a smietky znečisťujú živice, prach a iné nečistoty poškodzujú proces náteru farby a laku; zanesené kontakty elektrického vedenia sú príčinou zlého spojenia, počítače sa správajú neštandardne, lebo sú zanesené.

Riešenie týchto problémov,  či už vo výrobe alebo administratíve, by malo začať stanovením individuálnej zodpovednosti  za to ktoré pracovisko, resp. jeho časť. V tomto kroku je veľmi dôležité všetko jednoznačne určiť a prideliť, aby nevznikli „hluché miesta“.  Vytýčený cieľ však môžeme dosiahnuť len v prípade, ak si každý sám uvedomí svoju osobnú zodpovednosť a na základe nej bude konať.

SEIKETSU – Čo je štandardizácia?

Pri tomto princípe ide o neustále a opakované udržiavanie firmy v usporiadanosti a čistote. Dôraz je kladený na vizuálny manažment a štandardizáciu metódy 5-S. Inovácie a komplexný vizuálny manažment sa používajú pre dosiahnutie a udržiavanie štandardizovaného stavu. Vizuálny manažment sa chápe ako prostriedok pre neustále zlepšovanie. Ide o zrozumiteľnú a detailnú informáciu o tom,  čo sa má kde a kedy nachádzať a v akom množstve (stanovenie minima a maxima ). Týmto sa zabezpečí odhalenie akejkoľvek odchýlky od normálneho chodu procesu bezprostredne po tom, ako k nej dôjde. Využíva sa vo výrobe, kvalite, bezpečnosti práce a v službách zákazníkom. Pre vizuálny manažment sú charakteristické prvky ako jednoduchosť, zrozumiteľnosť, atraktívnosť, konkrétnosť (pre dané pracovisko)  a aktuálnosť. Účinnou metódou vizuálneho manažmentu je používanie rôznych štítkov napr. mazacie olejové štítky – indikujú druh, typ, farbu a použitie mazadla; teplotné štítky - určujú abnormality alebo hranicu prehriatia; štítky zodpovednosti – popisujú kto je za čo zodpovedný a pod. Umiestnenie množstva vizuálnych oporných bodov napomáha každému identifikovať čo sa deje a čo môže nastať. Významná pozornosť sa v poslednej dobe venuje manažérstvu farieb, tzv. farebné kódovanie. Používa sa, okrem iného, v značnej miere pri vytváraní príjemnejšieho pracovného prostredia. Mnohé farby pôsobia príjemne na oči, iné na pohodu a náladu. Vnútorná  pohoda a dobrá nálada jednoznačne prispievajú k zvyšovaniu produktivity práce. Potreba udržiavania čistoty sa zvýrazňuje používaním svetlých odevov, čo slúži ako dobrý indikátor čistoty. Neoddeliteľnou súčasťou je aj identifikovateľnosť vecí na pracovisku, ktorá napovedá  o stave.  S týmito  činnosťami súvisí prehľadnosť. Zdroj najväčšieho neporiadku sa vyskytuje väčšinou v uzavretých priestranstvách, kde chodí menej ľudí. Preto je potrebné, ak sa to dá, odkrývať uzavreté priestory a zdroje neporiadku likvidovať.

SHITSUKE – Čo je disciplína?

Slovo sebadisciplína znamená vštepovať schopnosť robiť veci tak, ako sa majú robiť, resp. ako sa očakáva, že sa budú robiť. Dôraz sa kladie na vytváranie dobrých návykov na pracovisku. Sebadisciplína presahuje rámec disciplíny. Ak je niekto disciplinovaný pri vykonávaní nejakej  činnosti v určitom  čase, existuje možnosť, že nemusí byť disciplinovaný inokedy. Sebadisciplína je zárukou kontinuity každodennej práce a je súčasťou bezpečnosti práce. Disciplínu by sme si mali pestovať všetci. V rámci podnikov by však malo byť v záujme manažmentu  vykonávať jej kontrolu a hodnotiť dodržiavanie dohodnutých štandardov, ktoré by sa mali stať zvykom, samozrejmosťou v každodennej práci. Zamestnanci by si mali vypestovať zmysel pre poriadok, presnosť, precíznosť, ale aj vzťah identity k vlastnému pracovisku a firme.

Význam aplikácie  5-S v našich podmienkach

Na dosiahnutie nepretržitého zlepšovania procesov je potrebné klásť dôraz na motiváciu  ľudí a vytváranie optimálnych pracovných podmienok. Metóda 5-S je vhodnou formou na uskutočnenie týchto cieľov. Ide o aktivity, ktoré nevyžadujú finančnú náročnosť. Všetko závisí od prístupu a schopností samotných pracovníkov. Prečo sa nesprávať v zamestnaní tak ako doma, vo svojich domácnostiach. V práci netreba zastávať názor, že ak to nie je náš majetok, tak je nám to cudzie, resp. je nám jedno, ako sa s tým zaobchádza. Prehľadnosť,  čistota, systematickosť a disciplína maximálne zvyšujú efektivitu  práce a tým nepretržite zvyšujú efektivitu všetkých vykonávaných činností. Na druhej strane dotvárajú celkovú kultúru firmy.

Implementácia 5-S

Implementácia 5-S vyžaduje záväzok všetkých, top manažmentu aj ostatných pracovníkov. Dôležité je vytvoriť tím ľudí, ktorí budú viesť organizáciu k implementácii 5-S krok za krokom.