Interné audity systému manažérstva kvality v ponímaní normy EN ISO 9001:2008

Audity kvality:

  • Audit SMK
  • Audit procesu
  • Audit výrobku

Druhy auditov:

A) INTERNÉ

  • Plánované (Ročný plán  auditov  a previerok)
  • Neplánované (poruchy, odchýlky, nespokojnosť  zákazníka a pod.), majú prioritu pred plánovanými

B)  Externé – certifikačné

– zákaznícke

vykonávané audítormi z organizácie, ktorá sa touto činnosťou zaoberá (inšpekčné spoločnosti, prípadne nimi vyškolené, alebo inak oprávnené firmy), alebo vykonávané audítormi poverenými zákazníkom

C) Externé – audity u dodávateľov

vykonávané audítormi organizácie u vybraných dodávateľov

Priebeh interných auditov

Ciele auditu

  • stanovenie miery zhody SMK so špecifikovanými požiadavkami
  • potvrdenie účinnosti a efektívnosti zavedeného SMK z hľadiska splnenia cieľov stanovených vrcholovým vedením
  • určenie zhody s požiadavkami v regulovanej oblasti ( napr. plnenie zákonných opatrení, noriem a predpisov )
  • zabezpečenie funkčnosti SMK, vrátane stanovenia požiadaviek zákazníka na SMK
  • meranie výkonnosti organizácie a stanovenie požiadaviek na zvýšenie efektívnosti SMK
  • zistenie stavu prípravy SMK k certifikácii
  • identifikácia oblastí pre potenciálne zlepšovanie SMK, prevenciu a systematické predchádzanie nezhodám

Plánovanie auditov

ROČNÝ PLÁN AUDITOV A PREVIEROK

  • Určuje ktoré procesy SMK a  fyzické miesta majú byť preverované a v akom časovom  rozpätí. Špecifikuje rozsah auditu (články normy), alebo dokumentáciu,  podľa ktorej má byť proces SMK preverovaný
  • Menuje nezávislé audítorské tímy pre vykonávanie interných auditov. Sú to odborníci so špeciálnou prípravou (kurz audítorov)
  • Interné audity SMK majú byť plánované tak, aby každý proces/článok normy bol preverený minimálne 1 x ročne ( kalendárny rok, obdobie medzi dvoma auditmi SMK )

Hľadiská výberu audítorského tímu

  • spôsobilosť vykonávať audit efektívne v požadovanom rozsahu
  • kvalifikácia, technická odbornosť a zručnosť vo využívaní nástrojov a pomôcok (napr. meradiel)
  • činnosti zabezpečované auditovaným útvarom
  • počet členov audítorského tímu v závislosti od požiadaviek na špecializáciu (napr. metrológ, štatistik, technológ …)
  • potencionálne konflikty a stret záujmov medzi preverovaným útvarom a audítormi
  • objektivita auditu apod.
  • požiadavky dokumentácie SMK a pod.

Kvalifikačné kritéria a požiadavky na audítora

  • vzdelanie (dokladované)
  • výcvik (kurzy, školenia)
  • skúsenosti (účasť na auditoch)
  • osobné vlastnosti (charakter)
  • riadiace schopnosti (jednanie, vystupovanie pri audite)
  • udržiavanie kvalifikácie (doškoľovanie, znalosť noriem a pod.)

Charakteristika audítora

  • Teoretické a praktické znalosti
  • Znalosti v oblasti SMK
  • Znalosť používania techniky auditu
  • Schopnosť komunikovať
  • Systémové a analytické myslenie
  • Schopnosť vyjadrovania sa
  • Kombinačné schopnosti
  • Organizačné schopnosti
  • Ekonomické myslenie
  • Podnikateľské myslenie
  • Kritický duch
  • Diplomacia
  • Zdvorilosť
  • Prísnosť
  • Schopnosť redigovania
  • Schopnosť byť sám sebou
  • Schopnosť byť prirodzený
  • Metodičnosť
  • Neovplyvniteľnosť
  • Rešpektovať terminológiu
  • Vedieť dávať presné otázky
  • Vedieť improvizovať

Audítor má:

  • Pripraviť sa od základu
  • Dbať na stále chovanie (spolupracovníkov, preverovaných)
  • Vedieť počúvať a rozumieť (jazyk, slovník)
  • Zachovať nestrannosť (posudzovať nezávisle a pravdivo)
  • Nechať prebehnúť dohodnutý program
  • Všetko zaznamenávať a uchovávať si poznámky
  • Pri riešení problému overiť, či sa nejedná o falošný problém
  • Nevyjadrovať sa kriticky k osobám

Audítor nemá:

  • Zaoberať sa maličkosťami
  • Byť lenivý, postrádať motiváciu
  • Byť ovplyvniteľný
  • Byť veľmi prísny, nepružný
  • Vyslovovať predčasné závery
  • Byť ľahkoverný
  • Nevedieť komunikovať
  • Byť neprofesionálny
  • Byť bez organizačných schopností
  • Byť agresívny
  • Byť nedbalý

Zodpovednosť a úlohy vedúceho audítora:

  • Stanoviť požiadavky na každý pridelený audit
  • Dodržiavať požiadavky auditu
  • Pripraviť plán auditu, pracovné dokumenty a inštruovať audítorský tím
  • Reprezentovať audítorskú skupinu pred preverovanými
  • Preskúmať dokumentáciu auditovaných činností
  • Ohlásiť akékoľvek závažné prekážky, s ktorými sa stretol pri výkone auditu
  • Spracovať správu z auditu

Zodpovednosť a úlohy audítorov:

  • Dodržiavanie požiadaviek auditu
  • Oznámenie a vyjasňovanie požiadaviek auditu
  • Efektívne plánovanie a vykonávanie činností
  • Dokumentovanie zistení počas auditu
  • Overenie účinnosti opatrení k náprave (pokiaľ je v pláne)
  • Uchovávanie a ochrana dokumentov týkajúcich sa auditu
  • Spolupráca s vedúcim audítorom
  • Neprekračovať rozsah auditu
  • Byť objektívny
  • Zhromažďovať a analyzovať dôkazy, ktoré sa týkajú preverovaných činností
  • Venovať stálu pozornosť všetkým náznakom dôkazov, ktoré môžu  ovplyvniť výsledky auditu a možno vyžadujú rozsiahlejšiu previerku
  • Za všetkých okolností sa chovať eticky

Vlastnosti komunikácie

  • úplná
  • správna
  • s pravdivým obsahom
  • pochopiteľná
  • informatívna
  • použiteľná
  • presvedčivá

Príprava auditu

PLÁN (PROGRAM) AUDITU vypracuje vedúci audítor na základe Plánu auditov ( Ročný plán auditov a previerok) a obsahuje:

  • údaje organizácie
  • audítorský tím
  • termíny
  • zodpovedné funkcie
  • cieľ auditu
  • rozsah a predmet auditu

Katalóg otázok

  • Predstavuje okruh otázok
  • Otázky slúžia ako základný rámec pri príprave a výkone auditu
  • Otázky vychádzajú z požiadaviek ISO 9001, resp. ISO/TS 16949
  • Je vhodné otázky chápať v súvislosti s preverovanou organizačnou jednotkou/procesom

Typy otázok:

  • zatvorené (odpoveď ÁNO, NIE)
  • otvorené (rozvíjanie dialógu medzi audítorom a  preverovaným)
  • alternatívne (ponúkajú dve riešenia)
  • odrazové (opakujú jedno dôležité slovo)
  • preformulovanie (opakuje, čo povedal otázkou)
  • nepriame (používa audítor ako zdroj otázok)

MNEMOTECHNICKÁ POMÔCKA

? Čo, ? Kto, ? Ako, ? S kým, ? Kde, ? Kedy, ? Ako často, ? Ktoré dokumenty / formuláre, ? Čo sa zaznamenáva, ? Komu ide informácia

Priebeh previerky

  • úvodný rozhovor
  • samotná previerka
  • záverečný rozhovor

Stratégia pre úvodný a záverečný rozhovor

  • Informujte účastníkov o čo vám ide
  • Udajte začiatok a koniec
  • Začnite presne
  • Predložte na začiatku program a časový rozsah
  • Neodbočujte od témy – držte sa programu
  • Rozprávajte stručne a krátko
  • Vytvorte otvorenú a tolerantnú atmosféru
  • Buďte prísni, pokiaľ ide o dodržanie programu a času
  • Naplánujte vopred potrebné prestávky
  • Vykonajte zhrnutia dosiahnutých zistení
  • Ukazujte možné riešenia (formou odporúčaní), nie iba problémy
  • V závere jasne oznámte prijaté rozhodnutia a odporúčania
  • Ukončite rozhovor presne (radšej prípadne skôr)

Úvodný rozhovor

Účelom úvodného rozhovoru je:

Stanoviť:

  • význam, cieľ a rozsah auditu
  • funkcie jednotlivých audítorov v priebehu auditu
  • časový harmonogram auditu na jednotlivých miestach

Dohodnúť:

  • program s preverovanými
  • zamestnancov, ktorí budú sprievodcami audítorov a zamestnancov, s ktorými sa bude počas auditu jednať
  • pracovné priestory pre audítorský tím

Záverečný rozhovor

Zodpovednosť vedúceho audítora

Audítorská skupina má uskutočniť rokovanie s vedením preverovaného a so zamestnancami, zodpovednými za príslušné činnosti. Účelom tohto rokovania je:

  • Zabezpečiť, aby výsledky auditu boli pochopené
  • Odstrániť nedorozumenia
  • Poukázať na náhodný charakter auditu – pripomenutie skutočnosti, že audit preveruje len náhodne vybratú časť činností a že teda môžu existovať problémy, ktoré neboli počas auditu zaznamenané
  • Oboznámiť preverovaného  s obsahom správy z auditu (protokolom) a pozitívnym prínosom auditu
  • Vykonať celkové závery
  • Poďakovať preverovanému za vytvorenie podmienok

Zodpovednosť preverovaného

  • Oboznámiť sa s návrhom správy
  • Vyjasniť sporné body
  • Navrhnúť spôsob nápravy – NO (nápravné opatrenia)
  • Predložiť podklady, ktoré v priebehu auditu neboli k dispozícii
  • Poďakovať audítorskému tímu

Prostredie auditu

Ciele otázok:

  • Používať opytovaciu formu
  • Vnímať vzťahy medzi osobami, spôsobmi, metódami, prostredím
  • Overovať existenciu, aplikáciu, účinnosť
  • Sledovať fixné a variabilné parametre
  • Zachovať mlčanlivosť

Zdroje informácií:

  • Ústna výmena – rozhovory
  • Písomné informácie
  • Nemé dôkazy – všeobecný dojem, chovanie

Skúmanie:

  • Zhromažďovanie dôkazov –  pohovory, skúmanie dokumentov, zisťovanie činností
  • Overenie získaných informácií, fyzické zisťovanie, meranie a záznamy
  • Preverenie zhodnosti postupu s požiadavkami, správneho použitia

Vzniknuté ťažkosti:

a)  Bežné problémy

  • Predmet auditu je chybne definovaný
  • Chýba spolupráca s partnermi
  • Chýba vyškolenie audítorov
  • Časový skĺz

b)  Zvláštne problémy

  • Spontánne informácie
  • Vnútorné konflikty
  • Auto odporúčania
  • Odchýlky
  • Zakrývanie skutočností

Ľudský vzťah:

Audit je situácia Agresor – Napadnutý

a)  Prvý kontakt

  • Osobné jednanie
  • Chovanie
  • Oprava
  • Uznanie partnera

b)  V priebehu auditu

  • Prispôsobenie sa rytmu partnera
  • Pravidlá a metódy
  • Pružnosť
  • Nestrannosť a objektivity
  • Dôvera a otvorenosť

Hodnotenie oblasti otázok z katalógu

OK – v preverovanej oblasti nie je rozpor medzi požiadavkami medzinárodných štandardov, legislatívy, internej riadiacej dokumentácie a zistenou skutočnosťou

NZ – námet na zlepšenie: hodnotenie ako OK, avšak preverovanú oblasť je možné zabezpečovať lepšie a efektívnejšie

KN – kritický nález:

  • V preverovanej oblasti nie je preukázané plnenie požiadavky medzinárodných štandardov, resp. legislatívy, resp. internej riadiacej dokumentácie, resp. zákazníka, alebo,
  • V preverovanej oblasti nie je preukázané plnenie požiadavky medzinárodných štandardov, resp. legislatívy, resp. zákazníka, aj keď tieto požiadavky sú úplne premietnuté do internej riadiacej dokumentácie

NN – nekritický nález:

  • V preverovanej oblasti je preukázané úplné plnenie, alebo prevažné plnenie požiadavky medzinárodných štandardov, resp. legislatívy,  resp. zákazníka, avšak tieto požiadavky nie sú úplne premietnuté do internej   riadiacej dokumentácie, alebo,
  • V preverovanej oblasti je preukázané prevažné plnenie požiadavky medzinárodných štandardov, legislatívy a zákazníkov a tieto požiadavky sú úplne premietnuté do internej riadiacej dokumentácie

Celkové hodnotenie preverovaného procesu:

  • Hodnotenie Uspokojivý (označenie A) – bez kritických nálezov
  • Hodnotenie Neuspokojivý (označenie B) – ak sa vyskytne minimálne 1 kritický nález

Správa z auditu

Má obsahovať:

  • Číslo správy
  • Dátum auditu a dátum vypracovania správy
  • Predmet auditu
  • Preverovaný útvar
  • Audítorský tím
  • Mená účastníkov auditu
  • Cieľ auditu
  • Zhrnutie výsledkov auditu – zistenia
  • Celkové hodnotenie posudzovaných procesov
  • Odporúčania pre nápravné opatrenia
  • Prílohy (v prípade potreby)
  • Podpisy audítorov a zodpovedného za schválenie správy
  • Rozdeľovník

Má byť:

  • nestranná
  • jasná a stručná
  • konštruktívna, presná
  • podpísaná audítormi a zodpovedným za schválenie správy
  • distribuovaná v zmysle rozdeľovníka

Pri tvorbe správy z auditu :

Vyvarovať sa – Uprednostniť

nikdy – nie vždy

musí – odporúčame

vždy – naše zistenia ukazujú, že …

používaniu údajov – študovať, zapisovať, byť pri tom

všetci – upresniť počet

hra čísiel – kancelárie 6, 12 sú …

Po audite

Zodpovednosť preverovateľov

Audítorská skupina má uskutočniť rokovanie s vedením preverovaného a so zamestnancami, zodpovednými za príslušné činnosti. Účelom tohoto rokovania je:

  • Zabezpečiť, aby výsledky auditu boli pochopené
  • Odstrániť nedorozumenia
  • Poukázať na náhodný charakter auditu – pripomenutie skutočnosti, že audit preveruje len náhodne vybratú časť činností a že teda môžu existovať problémy, ktoré neboli počas auditu zaznamenané
  • Oboznámiť preverovaného  s obsahom správy z auditu (protokolom) a pozitívnym prínosom auditu
  • Vykonať celkové závery
  • Poďakovať preverovanému za vytvorenie podmienok

Zodpovednosť preverovaného

  • Preskúmať správu
  • Vyjasniť sporné body
  • Analyzovať príčiny nedostatkov
  • Vydať nápravné opatrenia (NO)
  • Realizovať NO
  • Kontrolovať NO
  • Hodnotiť účinnosť NO
  • Zaviesť účinné NO do riadiacej dokumentácie
  • Preskúmať možnosť využitia preventívneho opatrenia (na iných  úsekoch, v iných činnostiach)


Počet komentárov: 2 k téme “Interné audity systému manažérstva kvality v ponímaní normy EN ISO 9001:2008”

  1. Kvalita produkcie » ISM – Integrované systémy manažérstva | projektovanie - realizácia - prevádzka výrobných systémov, projektová činnosť, analýza - štruktúra - rozvoj výroby:

    […] Audit – systematický, nezávislý a zdokumentovaný proces získavania dôkazov auditu a ich objektívneho vyhodnocovania s cieľom určiť rozsah, v akom sa plnia kritéria auditu. […]

  2. Peter Lakatoš:

    V súčasnosti sa v termíne 30. 3. 2011 bude diskutovať o novej norme – revidovanej norme ISO 19011. Vzhľadom na to, že zmeny sú rozsiahle, je to zaujímavé podujatie.

    pozri: http://www.sutn.sk

Nechaj komentár

  • [ Vyhľadaj ]

      




  • [ Zaujímavé linky ]

    • 1. Strojárska technológia náuka o procesoch, ktorými sa za pomoci mechanickej alebo tepelnej energie menia konštrukčné materiály na strojnícke výrobky – zlievarenstvo, obrábanie, tvárnenie, tepelné spracovanie povrchov, povrchové úpravy povlakovaním, montáž…
    • 2. Projektovanie výrobných systémov rojektovanie – realizácia – prevádzka výrobných systémov, projektová činnosť, analýza – štruktúra – rozvoj výroby
    • Slovenský ústav technickej normalizácie Slovenský ústav technickej normalizácie

  • Tnx.net