Fáza plánovania auditov
Poverený pracovník (obvykle predstaviteľ vedenia pre manažérsky systém) vypracováva plán interných auditov na každý rok v ročnom pláne interných auditov určí pre každý audit:
- predmet auditu,
- vedúceho interného audítora príslušného auditu,
- ostatných členov previerkovej skupiny (dälší interní audítori),
- ak to vyžaduje predmet auditu, tak aj odborných pracovníkov,
- preverovanú organizačnú jednotku,
- približný termín realizácie auditu,
- identifikačné číslo auditu.
Ak sa interné audity vykonávajú podľa ročného plánu interných auditov, nazývajú sa plánované interné audity. V čase, keď sa vypracováva plán interných auditov, však nie je možné presne odhadnúť vývoj organizácie na celý rok a tak počas roka môžu vzniknúť dôvody na vykonanie mimoriadneho interného auditu, ako napr.:
- podstatné zmeny v manažérskom systéme,
- výskyt problémov (napr. reklamácie, zvýšené náklady, problémy so subdodávateľmi),
- potreba preveriť odstránenie nezhôd zistených pri predchádzajúcich interných auditoch,
- potreba overiť zavedenie a efektívnosť prijatých nápravných a preventívnych opatrení.
Katalóg otázok
- Predstavuje okruh otázok
- Otázky slúžia ako základný rámec pri príprave a výkone auditu
- Otázky vychádzajú z požiadaviek ISO 9001, resp. ISO/TS 16949
- Je vhodné otázky chápať v súvislosti s preverovanou organizačnou jednotkou/procesom
Typy otázok:
- zatvorené (odpoveď ÁNO, NIE)
- otvorené (rozvíjanie dialógu medzi audítorom a preverovaným)
- alternatívne (ponúkajú dve riešenia)
- odrazové (opakujú jedno dôležité slovo)
- preformulovanie (opakuje, čo povedal otázkou)
- nepriame (používa audítor ako zdroj otázok)
V závislosti od veľkosti organizácie, ktorá sa má auditovať, program obsahuje jeden alebo viacero auditov , ktoré majú rôzne ciele – spoločné alebo kombinované audity. Vrcholové vedenie má prideliť právomoc riadiť program auditov.
Tí, ktorí majú pridelené zodpovednosti za riadenie programu, majú:
- Definovať, zaviesť, a preskúmať a zlepšovať program auditu,
- Identifikovať zdroje potrebné a zabezpečiť ich poskytnutie.
Ciele programu auditu:
Aby sa mohlo nasmerovať plánovanie a realizácia audit, majú sa určiť ciele programu auditu, teda ciele vychádzajú z:
- Z priorít manažmentu,
- Z komerčných zámerov,
- Požiadaviek SM,
- Štatutárne predpisy, zmluvné požiadavky,
- Potrieb hodnotiť dodávateľov,
- Požiadaviek zákazníka,
- Z potrieb ďalších zainteresovaných strán,
- Z rizík pre organizáciu.
Rozsah programu auditu:
Môže sa meniť – ovplyvňuje ho:
- veľkosť, charakter, zloženie organizácie,
- predmet, cieľ a trvanie každého auditu, ktorá sa má vykonať,
- frekvencia auditu, ktoré sa majú vykonať,
- závažnosť, zložitosť, podobnosť č., ktoré sa auditujú,
- požiadavky noriem, štatutárne predpisy, zmluvné,…
- potreba akreditácie, certifikácie,
- závery z predchádzajúcich auditov,
- jazykové, kultúrne, iné skutočnosti,
- záujmy zainteresovaných strán,
- významné zmeny v organizácii
Zodpovednosť za program auditu
Prideliť 1 alebo viac jednotlivcov, ktorí chápu zásady a majú kompetentnosť auditu:
- Určiť ciele a rozsah auditu,
- Zodpovednosť a postupy a zabezpečenie poskytnutia zdrojov,
- Zabezpečenie zavedenia programu auditu,
- Zabezpečenie udržiavania príslušných záznamov z programu auditu,
- Monitorovať, preskúmať, zlepšovať program auditu.
Zdroje na program auditu:
Pri identifikácii zdrojov sa berú do úvahy:
a) Finančné zdroje nevyhnutné na vypracovanie, zavedenie, riadenie, zlepšovanie činností auditu,
b) Technika auditu,
c) Nároky na čas cestovanie, ubytovanie…
Postupy programu auditu:
– Plánovanie a stanovenie harmonogramu auditu,
– Zabezpečenie kompetentnosti audítorov,
– Výber audítorského tímu + zodpovednosti a právomoci,
– Realizácia auditu,
– Realizácia následného auditu,
– Udržiavanie záznamov z auditu,
– Podávanie správ vrcholovému manažmentu o celkovom plnení programu auditu.
Počet komentárov: 1 k téme “Fáza plánovania auditov”
[…] Popíšte fázu plánovania auditov. […]
Nechaj komentár